חוזה חכם – תכולה תפקיד ותועלות

התייחסות אופיינית לחוזים.

* האמונה באמרה "יחסים טובים עם ספק, עובד, לקוח, נמדדים בכך שלא נזדקק לחוזה אם כמנגנון שקורא לסדר ואם לצורך הפעלת סנקציות". המשמעות היא כי ניתן משקל מועט ביצירת החוזה לתאום ציפיות ולהסדרת תהליכי עבודה במהלך מתן השירות. * רצון לסגור עסקה, לחץ ועוד מובילים לכך שביצירת החוזה (הצעת עבודה חתומה דינה כחוזה) מתייחסים בעיקר ולפעמים רק להיבטים הכספיים.

ראו את אלה שמתחת למחלקה ל"לא נעים" או "לא מספיק חשוב" חותמים במהירות על הצעת מחיר, חוזה שכר, הסכם ממון, כתובה...

המלכודת גדלה כשפועלים מול לקוחות וספקים מוכרים וקבועים שאיתם "מספיק לסמוך על המילה".

* תפקידו המלא של החוזה זהה או דומה לתפקידה של תוכנית עבודה שבא מתייחסים ף לתכולה, לשלבים, לתהליך, ללוחות הזמנים ולתקציב.

* חוזה מלא יכלול התייחסות לשלושת התחומים: -כספים -תכולה -תהליך ושלבי עבודה, והגדרה מוקפדת של סנכרון ותאום בין שלושתם. למעשה, החוזה מהווה תיאור מוסכם של כל הממשקים והתהליכים בין הצדדים בכל שלבי הפעילות.

דוגמאות נושאים המקשרים בין התחומים: מועדי תשלום – אמורים להיות קשורים לשלבים בביצוע עבודה, קשורים עם התניות כמו אישורי בקרת איכות או אישור קבלה בפועל של השירות או המוצר. מועדי מסירה – אמורים לקשור בי מועדי תשלום למרכיבי תכולה רלוונטיים לשלב מסויים ולוחות הזמנים.

* בעת יצירת חוזה והתקשרות חשוב להבין כי תהליכי העבודה, ניהול הכספים, מרכיבי התכול והמקצועיות שלך מתחברים בשרשרת לאילו של ספקיך, עובדיך, ולקוחותיך.

* מניסיון רב שנים !! רוב התקלות נובעות מבעיות "תפר" – ממשק שאינו מוגדר או מוסכם הן במישור האופקי והן במישור האנכי.

דוגמאות אופייניות: * הספק זקוק לדמי קדימה כדי לממן רכישת חומרי גלם רק ששכח להגדיר זאת למזמין. * המבצע זקוק לכסף ושולח חיוב ללקוח בטרם מסירה בפועל ("שיטת מצליח") מהלך שיכול לגרום לאובדן אמון. * העובד מתבקש לעבודה בשבת רק ש...לא הוסכם על כך בעת חוזה ההעסקה. * הלקוח מכניס הרבה שינויים בדרישות, חלקם לאחר שחלק מהעבודה כבר התבצע (צרתם של מעצבים גרפיים). * לקוח "חכם יועצים"... הלקוח סוגר עסקה על מספר שעות יעוץ ולאחר מכן בגישה מזדחלת דורש עוד שירותים וזמן. למשל – מכירת תוכנה שאחר כך הלקוח מצלצל כל יומיים "אני רק שאלה". * הספק גילה שלא חישב נכון את הרווחיות ומרגיש שלא שווה לו לעשות את העבודה, רק ש... לא אומר זאת.

ניהול נכון של יצירת חוזה והסכמות הוא תוצר של אמירה המיוחסת לנפוליאון שאמר למלבישו בטרם קרב "תלביש אותי לאט וביסודיות – כי אני ממהר!". התנעה איטית של התקשרות חשוב שתעשה לאט וביסודיות – כך היא תמנע תקלות בעתיד, אי הבנות, או במקרה הגרוע – התפוצצות ההסכם.

מספר כללי עשה: * מניסיוני ובעיקר בחברות קטנות ובינוניות, במקום ניהול מושכל של חוזים ע"י "מנהל חוזים והתקשרויות", והפעילו מתפזרת בין אנשי המכירות, הכספים, התפעול, והבעלים. * מומלץ כי למנהל החוזים וההתקשרויות יהיו כל בסיסי הכלים כמו תמחור, תקצוב, רווחיות, מידע על יכולות ביצוע, ולוחות זמנים – כך שיוכל להתחייב בצורה אמיתית ובלי תקלות באמצעות חוזה שבנוי נכון. * במקרים רבים יש מקום לסיוע מקצועי באחר או יותר מבין שלושת התחומים (כספים, תכולה, שלבים ולוח זמנים). * בחברות רבות אין תרבות של "הארגון הלומד" – תרבות של ניתוח, למידה, היסק, ושיפור של חוזים עתידיים לאור כישלונות (מה עשינו לא נכון) או הצלחות (מה עשינו נכון שכדאי להמשיך).

אשמח להעמיד לרשותכם נסיון מקצועיות אכפתיות ורגישות החלטית .

איתכם בדרך. טוביה.

ד"ר טוביה רינדה חדשנות. אסטרטגיה עסקית ושיווקית פתוח ארגוני, ניהולי תפעולי. שלוב דור ההמשך בעסקים נהול משברים

0532234805 www.drtuviarinde.com tuvia.rinde@gmail.com